IT采购流程中需要重视两个关键控制点,一个是操作流程的透明性,一般来说,IT产品的品类多,品项之间的配合复杂,所以IT采购的专业性比较轻。因此,有些公司全权交给了企业的系统部门进行管理,相关请购、采购、验收操作的不透明性让管理者对IT的整体成本管控比较难。
还有多数企业在采购IT类产品的时候,并没有要求供应商解释其成本的详细构成,让IT费用不透明。在买IT产品的时候,需求描述模糊,供应商往往会有一些临时增加的服务要求,这些都影响着采购流程的透明性,进而增加采购成本。
另外一个关键的控制点就是尽可能避免依赖供应商。因为很多IT类产品指定品牌,导致企业容易陷入单一供应商的困扰中;如果企业再结合实际需求,要求对系统提供个性化服务,让IT产品在市场中无法和其他产品作比较,那企业就更难判断IT成本的合理性。IT产品和服务比较复杂,企业如果听之任之,对需求不做整理和管控,那就会形成对供应商的依赖,受其摆布,结果就是成本居高不下。
如何评判一个IT类软件的好坏呢?是看公司的规模吗?是比较软件的价格吗?并不完全是,采购IT类产品,特别是软件类产品,真正关注的是他是否符合你的团队,是否能为你的公司业绩增长、流程管理、效率提高带来回报。所以在采购IT产品时,可以参考两个策略。
第一个,制作IE类采购需求模板。IT采购中需求不明是一个重要问题,很多部门提出的需求只是一个意向,所以需要有一份IT采购需求模板,尤其要强化系统集成需求的标准化。此外,云计算等服务也需要明确标准。同时,引入新技术是,要保证和以前建设的旧系统相互关联也是重要的。
第二个,对IT类采购方式的确定。比如我国在21世纪初援建东南亚某国国家银行卡支付系统,此项目是中国银联承担的国家援外项目,中国银联是我国唯一的银行卡组织,是我国银行卡产业的核心和枢纽地位,在银行卡支付系统的建设上有很强的实力和丰富的经验。
所以在本项目采购实施模式的选择策略上,采用分包的实时模式,把所有软硬件产品、集成开发等工作分包给不同的专业供应商,运用甘特图科学的进行管理,实现了更低的采购价格。