IT需求管理难,要怎么解决?

IT需求管理难,要怎么解决?

S集团的老王是与李总最信任的创始元老之一,随着企业的发展壮大,各事业部和销售终端越来越多,企业IT类需求也越来越多,整体有三大类:

1.软件类,为了规避侵权带来的法律风险,在2010年后,操作系统及办公软件陆陆续续替换成了正版。

2.硬件类,为了保证公司运营数据的安全和稳定,2015年前后修建了集团总己方,全年20度恒温运营,为各部门及分公司的稳定运营提供有力后台保障。同时,HI对应的监控、安防等每年也有不少投入。

3.IT服务类,2010年ERP系统花费500万元,年服务费近50万元;2018年OA(办公自动化)系统花费200万元,年服务费近15万元;2022年BI(商业智能)、SRM(供应商关系管理)系统需求,预算500万元……

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其他采购物料费用不同。订单量上涨,原材料采购金额上涨;订单量下降,相应的采购费用比例也会下降。但是IT费用不是这样的,它是每年都在按一定的比例递增。李总让老王接管采购部,重点分析和思考IT类采购的合理性和降本机会。

老王在管理制造部时,产品的直接成本被算的死死的,但是接管采购部时才发现,面对的是全厂各个部门提的要求,除了产品成本还有很多需要加强管控,比如厂房修缮、工程施工、打印复印……这些就归为间接采购。

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既然摸不到底,就先运用间接采购的工具进行分析,结果发现IT类采购成本高和需求管理不善有关,而经过对历史采购数据进行梳理,发现S集团有两大问题。

第一个问题,IT品类较多,硬件类,以摄像头为例,有半圆形摄像头、球形摄像头、广角摄像头等等。软件类,3D设计类就有Pro/E、3Dmax、等软件。

第二个问题,IT需求部门过于分散。同功能的品类有重复等问题,同时发现另外一个问题——需求部门多且过于分散。

老方经过考虑,想到了集中管理的理念,它需要设立专职的IT审核部门,对需求部门进行集中管理,把各部门的IT资产集中盘点,并建立IT类资产清单,由专职的IT人员对各部门的需求先做一次预审,不合理或超出使用范围的需求一律驳回或提高审核难度。

还有就是将品类进行整合,对此品类集中管理,尽可能减少长尾部分,不仅可以增强采购对供应商的把控力,还可以缩短审批流程,优化成本。

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所以说,管理好需求,就管理好了采购的一半。


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