老王是S集团的创始元老，在公司年会上，把采购吐槽话题打开了，然后大家就有吐槽采购从业者工资低，还有抱怨现场沟通困难的，其中有一条提到IT采购需求的无计划性，引起老王的兴趣。

通过对问题的剖析，大概了解到工厂各部门需求的无计划性。比如工厂各部门这个月想到了装一个监控，就提一个需求到IT管理部门；下个月发现设计软件到期了，又紧急提需求到IT管理部门……

这样突发性、无计划性的需求，常常干扰采购的正常作业流程，增加采购作业负荷。同时，因为需求的不可预见性，比如上个月刚买了一批监控，这个月又有一批同样的需求。

那该怎么解决这个问题呢？对于生产性物料，通常都有业务阶段，或者根据往年市场波动分析淡旺季的趋势，进行订单预估，从而提前给到制造、生产、采购，采购根据这些预估订单，可以提前做一些物料的规划及和供应商谈判。然后老王想到了长期规划。

他要求工厂各部门对各自部门内下一年的IT需求做预估，同时让采购的小王把全场各部门本年度及上一年度的IT费用汇总整理，目的就是用于对各部门IT需求预算的额度管控。

IT的预算表分为三部分：

硬件类：笔记本电脑、服务器、存储设施设备、无线接收终端等等。

软件类：固定的每年需要续年费的、某些市场变化推陈出新的、预计新购市场中一些新开发的软件。

IT服务类：ERP系统维护、非标程式开发、施工布线等等。

各单位提交预算后，先经由各单位部门经理，IT管理科审核，审核通过后，各部门下年的采购需求以本预算表为依据，在预算表内的不需要再重新提交需求，采购会在需求日期到达时买回来。如果下一年中有个别零星的IT需求，根据金额不同，将设置不同的签核级别，并需要对追加产品做特别说明。各部门也知道，特别说明可不是那么好说明的。

做长期规划，对IT做预算管理，本质上就是在做一份IT的需求计划，所以对计划的真实性、合理性管控尤为重要。企业每年设置一次预算提报，然后跟踪预算的实际发生状况，了解哪些预估可能会发生改变，整体预算是否处在正常范围内。