在采购作业流程中，让很多公司头疼的不是供应商难找、价格难议，交期难谈，而往往是内部的真正需求难获取。

S集团的工厂组装先要安装一套监控系统，张科长接到现场需求后，提了一份请购需求到采购——组装线监控系统一套，对安装场地、安装位置、摄像头数量做了描述，关于监控的通路数、摄像头精度、数据存储要求、调阅要求、线路架构等细节均无描述。

虽然说有IT管理部门，但主要是对现有资产进行管理，IT管理张科长也不是IT专业出身，有时就会显现出弊端。比如，在提需求时，经常描述不清此项目具体要什么样的硬件、搭什么样的架构，软件如何配置等。

那怎么办呢？老王对张科长说，必须建立需求模板，请需求部门按模板填写。不到一周的时间，采购约了三家监控类设计、安装、布线的厂商，由老王和张科长带领去现场查看，确认监控位置，了解监控的精度要求。

在第一家厂商看完后，张科长大概了解了监控系统的总体功能和要求：

①系统安全层面：需要支持灵活多级操作权限、设备控制权限、摄像机图像处理权限、联网调阅权限、异常报警联动等。

②监控系统管理层面：对重要的系统操作有记录功能，视频丢失自动监测功能等等。

③硬件配置层面：360度可旋转摄像头、红外高清夜景摄像头等。

后来又用同样的方法与第二家工厂进行沟通，在已经懂得提出系统安全层面的一些要求，也大概清楚哪里需要配360度可旋转摄像头，哪里需要红外线高清夜景摄像头。

通过与第二家厂商交流，大家对三个层面的细节部门又有了深度认识，又追加了视频监控的可扩充这一项。

等到第三家厂商来查看时，自己已经有了初步的框架，直接与第三家厂商探讨监控系统视频线、控制线、电源线等细节问题。结束后，老王要求三家厂商各自做一份方案说明，并列明物料清单。同时，依据前面对监控的框架性了解，并结合其他IT类的需求考虑项，只做了一份IT类需求模板，要求张科长根据模板对目前的项目需求做一份说明。张科长和老王对需求部分也有了框架性的概念，此时再要求他填写需求文档模板基本没什么困难。

需求描述不清怎么办？来一份需求模板。需求模板不会填怎么办？找供应商、找咨询公司‘找专业的第三方。