仓库部门需要一款进出库用的扫码枪,按照流程,要把需求提交到IT管理部门,再由IT管理部门审核确认后提交到采购那里。采购小王一看需求单上写的是扫码枪五套,但是没有写规格。就问IT管理部门科长是不是和去年买的扫码枪一样。正巧的是,科长在忙,没有回复他。小王等了两天,见科长没有回复他,就认为是去年的规格、型号一样,就直接下单了。一周后货就交到了仓库。
仓库收到货后联系IT管理部门科长,说扫码枪的型号买的不对,不能满足使用要求。科长又通知采购小王说:“我还没有回复你,你怎么就直接下单了呢?这五套扫码枪型号不对,需要退货。”
那从流程上看,采购小王和科长进行确认是对的,但是没有得到回复就自作主张的下单是不对的。那这种问题经常发生,该怎么避免呢?
我们知道,IT类的采购项目因为产品和技术更新非常快,同样的硬件型号,不同的使用场景,可能细节配置都会不一样。同样的软件,各个部门的使用权限也不一样。IT类的需求多样性,多变性和不确定性也是IT不同于其他采购类别的一个特点。它的管控难度也很高。这就需要采购在正式下单前,对所要购买的硬件、软件、服务,和需求部门做一次确认。而且这次确认必须是书面的,清晰地,有记录可循的。
在这个事件中,小王就吃亏在了没有和科长做书面的确认。有人可能会问,这样的话,每个请购单都要附一份技术协议或者规格确认书吗?其实规格需求确认的方式有很多,比如:
①小的项目:像扫码枪、笔记本电脑、摄像头等,以内有品牌标准型号,只需要在请购单上标注好型号就可以。
②中等的项目:可能会涉及产品的配置,请供应商将对应的配置参数传过来打印,然后请需求方签字确认即可。
③大型的IT开发类项目:需要正式的技术协议书、项目架构资料、各部门所对应的权限人员和权限级别等,并对方案进行确认,使用部门经理、IT管理部门都要在最终技术协议书上签字确认才可以。