仓库部门需要一款进出库用的扫码枪，按照流程，要把需求提交到IT管理部门，再由IT管理部门审核确认后提交到采购那里。采购小王一看需求单上写的是扫码枪五套，但是没有写规格。就问IT管理部门科长是不是和去年买的扫码枪一样。正巧的是，科长在忙，没有回复他。小王等了两天，见科长没有回复他，就认为是去年的规格、型号一样，就直接下单了。一周后货就交到了仓库。

仓库收到货后联系IT管理部门科长，说扫码枪的型号买的不对，不能满足使用要求。科长又通知采购小王说：“我还没有回复你，你怎么就直接下单了呢？这五套扫码枪型号不对，需要退货。”

那从流程上看，采购小王和科长进行确认是对的，但是没有得到回复就自作主张的下单是不对的。那这种问题经常发生，该怎么避免呢？

我们知道，IT类的采购项目因为产品和技术更新非常快，同样的硬件型号，不同的使用场景，可能细节配置都会不一样。同样的软件，各个部门的使用权限也不一样。IT类的需求多样性，多变性和不确定性也是IT不同于其他采购类别的一个特点。它的管控难度也很高。这就需要采购在正式下单前，对所要购买的硬件、软件、服务，和需求部门做一次确认。而且这次确认必须是书面的，清晰地，有记录可循的。

在这个事件中，小王就吃亏在了没有和科长做书面的确认。有人可能会问，这样的话，每个请购单都要附一份技术协议或者规格确认书吗？其实规格需求确认的方式有很多，比如：

①小的项目：像扫码枪、笔记本电脑、摄像头等，以内有品牌标准型号，只需要在请购单上标注好型号就可以。

②中等的项目：可能会涉及产品的配置，请供应商将对应的配置参数传过来打印，然后请需求方签字确认即可。

③大型的IT开发类项目：需要正式的技术协议书、项目架构资料、各部门所对应的权限人员和权限级别等，并对方案进行确认，使用部门经理、IT管理部门都要在最终技术协议书上签字确认才可以。